Una corretta gestione del tempo a disposizione è alla base della crescita personale e professionale. Essere padroni del proprio tempo significa essere dei manager di se stessi: il time management riguarda proprio il processo di pianificazione e controllo del tempo nelle attività quotidiane. Avere una buona gestione del tempo significa fare un’attenta pianificazione e aumentare di conseguenza la produttività, l’efficienza sul lavoro e l’efficacia del proprio impegno.

Gestire correttamente il proprio tempo per migliorare l’efficienza non significa però riempire ogni momento vuoto, affollare la giornata di cose da fare incastrando appuntamenti e non sgarrando di nemmeno un secondo. Fare gestione del tempo significa anche riuscire a prevedere ritardi, imprevisti, problemi da risolvere e distrazioni. Tutte cose che accadono normalmente nella vita quotidiana.

Fare time management è possibile per chiunque abbia bisogno di gestire al meglio il tempo a disposizione e che voglia migliorare la produttività.

La gestione del tempo prevede le variabili, stabilisce le priorità, e in special modo combatte l’ansia e lo stress perché consente di avere sempre un asso nella manica: quello di essere sempre pronti e organizzati.

Scopriamo insieme il segreto per il successo e alcune regole per la gestione del tempo e la produttività.

Le leggi della gestione del tempo

Esistono delle leggi matematiche che possono essere molto utili nella gestione del tempo e produttività. Seguire queste leggi significa però avere dei suggerimenti da mettere in pratica al momento della pianificazione.

Non esistono regole uguali per tutti, ogni individuo stabilisce autonomamente come organizzare la propria giornata tra lavoro e vita privata, tempo libero e commissioni. In realtà si tratta di una cosa che si cerca di fare quotidianamente; molte mamme cercano di barcamenarsi tra figli, lavoro, famiglia, benessere personale e divertimento e tengono liste di cose da fare oppure segnano eventi e appuntamenti sull’agenda.

Al mattino, quando ci si sveglia, si fa il punto su quale sarà la prima cosa da fare, o meglio ancora alla sera si cerca di stabilire delle priorità. La gestione del tempo finalizzata all’aumento della produttività è semplicemente a un gradino superiore di quello che si fa quotidianamente e di solito prevede:

  • la definizione degli obiettivi SMART;
  • una pianificazione efficace;
  • l’impostazione delle scadenze;
  • analisi e monitoraggio delle attività;
  • individuazione delle priorità.

La gestione del tempo consente di avere un’agenda non solo piena di impegni ma ricca di una corretta distribuzione delle attività in base alle esigenze di ognuno. Vediamo le principali leggi della gestione del tempo che consentono di capire come organizzare al meglio il proprio tempo.

 

La legge di Pareto

È conosciuta come la legge dell’80/20 ed è molto conosciuta all’interno dell’ambiente dei professionisti di vari settori. La legge afferma che l’80% degli sforzi portano di norma al 20% di risultati attivi e quantificabili, mentre il solo 20% degli sforzi portano all’80% dei risultati.

In pratica, ci sono delle attività quotidiane che portano a un maggior successo rispetto alle altre e alle quali dovremmo dare priorità. Secondo la legge di Pareto nella gestione del tempo la distribuzione delle attività più importanti garantisce una produttività maggiore.

A volte si perde molto tempo in piccoli task che sembrano facili da realizzare per non fare quella cosa più faticosa e che ci richiede più energie. Il fatto è che quella che ci sembra essere più difficile probabilmente ci porterà a un successo maggiore e andrebbe messa per prima in lista.

 

Legge di Hofstadter

Questa viene conosciuta come legge dell’accumulo e stabilisce semplicemente che a livello cognitivo l’accumulo tende a occupare ogni spazio disponibile. Per questo motivo è meglio non accumulare le attività ma a svolgerle prima che un accumulo imprevisto prenda tutta la nostra attenzione.

 

Legge di Murphy

In generale questa legge ha due prerogative che si potranno trovare utilissime all’interno di una corretta pianificazione delle attività quotidiane:

  • Se una cosa può andare male lo farà,
  • Ogni lavoro richiede sempre più tempo del previsto.

Tenendo conto di questi postulati il percorso di pianificazione potrà essere previsto con cognizione di causa: ad esempio, non riducendo un lavoro da svolgere all’ultimo minuto perché è importante non solo sapere che per quell’attività ci vorrà probabilmente più tempo del previsto ma anche che potrebbe capitare qualcosa che non la farà riuscire bene al primo colpo.

Questo è l’unico modo per prevedere gli imprevisti: sapere che accadranno di certo e avere tempo a disposizione per arginarli.

 

Legge di Carlson

Questa legge rappresenta un cardine imprescindibile per chi lavora nella gestione del tempo: svolgere un’attività sola per intero senza suddividerla in settori temporali diversi richiede meno tempo. In pratica, restare focalizzati su un singolo task permette di portarlo a termine in un tempo più breve. Per farlo è importante limitare le distrazioni, restare concentrati e lavorare senza interruzioni.

 

Legge di Fraisse

Questa legge tiene conto della percezione personale del tempo, che varia di persona in persona in base all’umore o anche in base all’attività che si sta svolgendo. Il tempo trascorso piacevolmente è sempre più breve rispetto a quello che si passa lavorando.

All’interno della programmazione della giornata lavorativa influisce in maniera sostanziale anche il benessere psico-fisico, per questo motivo bisogna trovare un equilibrio perfetto tra attività piacevoli e lavoro intenso, oppure trovare una motivazione che renda piacevole anche l’attività che lo è meno: ad esempio, prima si finisce un determinato task prima si potrà uscire dall’ufficio.

 

Legge di Parkinson

Secondo questa legge, più tempo si ha a disposizione più tempo verrà sprecato, al contrario quando il tempo scarseggia si lavora in maniera più efficiente. Si tratta di una vera e propria falla all’interno dell’organizzazione e gestione del tempo che gli individui tendono a compiere. Quello che conta di più è infatti la capacità di dedicare a un lavoro la quantità di tempo specifica e ottimale per il suo completamento e non quanto se ne ha disposizione.

In pratica, attraverso questa consapevolezza sarà possibile evitare inutili sprechi di tempo semplicemente portando avanti il lavoro e dedicando il tempo giusto per completare ogni singola cosa.

Come gestire il tempo ed essere più produttivi

Quello che le leggi di gestione del tempo suggeriscono è che una buona gestione del tempo richiede alcune considerazioni riguardo se stessi. Più si conosce il proprio modus operandi più si potrà fare un calendario migliore in cui posizionare i vari task. Ad esempio per quanto riguarda le attività di svago: tutti hanno bisogno di avere del tempo libero per rilassarsi, ma se dopo aver preso quel tempo non si torna ad essere efficienti quanto prima allora si dovrebbe spostare il tempo libero a un momento diverso della giornata.

Per gestire meglio il proprio tempo bisogna saper pianificare con cura e porsi obiettivi SMART ma allo stesso tempo è importante anche monitorare come stanno andando le cose e fare i dovuti aggiustamenti. Molte persone tendono ad accumulare e poi si fanno prendere dall’ansia, il lavoro occupa gran parte della giornata e non riescono a stare dietro a tutto. La gestione del tempo permette non solo di portare a termine i propri progetti ma anche di trovare il tempo e il modo di progredire professionalmente, di migliorare.

 

Conclusione

 

Per iniziare un percorso che ti possa rendere più efficiente e produttivo devi essere consapevole di te stesso e del tuo modo di essere. Quelli che pensi siano difetti potrebbero semplicemente essere delle caratteristiche che stai cercando di smorzare quando in realtà dovrebbero essere assecondate.

Non tutti gli individui sono uguali o gestiscono il proprio tempo allo stesso modo. La tua produttività non dipende solo da quanto tempo passi a lavorare ma dal metodo a te più funzionale e da quanto riesci a dedicare in uno stato di flow ( lavoro profondo ).

Questi affrontati sono metodi che vanno poi adattati alle nostre giornate, ma ti assicuro che una volta trovato il tuo, sentirai una piacevole sensazione di produttività e non vorrai più tornare indietro.

 

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